Verimi gewinnt Planungsgenauigkeit und Transparenz mit Aerion

Ausgangssituation: Komplexe Projekte, begrenzte Transparenz

Verimi betreibt eine vielfältige Projektlandschaft. Frühe Phasen, wie die Identifikation von Anwendungsfällen, werden in der Regel nach Zeit-und-Material-Modell abgewickelt, während Implementierungsprojekte, darunter Identity-Integrationen und Wallet-Lösungen, meist zu Festpreisen vergeben werden und sich über mehrere Jahre erstrecken können.

Projekte durchlaufen mehrere Phasen und Teams, beginnend im Vertrieb und der regulatorischen Bewertung, über Lösungsdesign und Entwicklung bis hin zum Betrieb. Obwohl Verimi bereits auf etablierte Best-of-Breed-Tools setzte, war der Gesamtüberblick über Projekte und Ressourcen fragmentiert.

Das Ziel: Die richtigen Mitarbeiter, zur richtigen Zeit, im richtigen Projekt

Das primäre Ziel von Verimi war es, zuverlässige Planungssicherheit über alle Projekte hinweg zu schaffen, ohne den Teams zusätzlichen administrativen Aufwand zu bereiten. Transparenz war essenziell, musste jedoch erreicht werden, ohne Mitarbeiter von ihrer eigentlichen Entwicklungsarbeit abzulenken.

Das Unternehmen wollte Projektmanagern ermöglichen, Ressourcen eigenständig und in Echtzeit zu planen, wiederkehrende Koordinationsmeetings zu reduzieren und die Auslastung zu verbessern, insbesondere in Übergangsphasen zwischen Projekten. Gleichzeitig benötigte das Management klare und aktuelle Einblicke in Projektleistung und Kapazitäten, idealerweise ohne manuelle Datenvorbereitung oder parallele Systeme.

Warum Aerion

In der Evaluierungsphase prüfte Verimi mehrere Lösungen. Letztlich waren zwei Faktoren ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten von Aerion.

Der erste Faktor war die nahtlose Integration in die bestehende Tool-Landschaft. Aerion wurde innerhalb eines einzigen Tages mit den Systemen von Verimi verbunden und arbeitete nativ mit dem Jira-basierten Zeiterfassungssystem. Dies beseitigte den Bedarf an zusätzlichen Tools, manuellen Exporten oder komplexer Datensynchronisation.

Der zweite ausschlaggebende Faktor war die Benutzerfreundlichkeit. Die Oberfläche von Aerion war für Projektmanager und Teammitglieder sofort verständlich. Die Zeiterfassung erfolgt direkt in Jira, während die Ressourcenplanung über intuitive Drag-and-Drop-Interaktionen abgewickelt wird. Diese Kombination lieferte die erforderliche Transparenz, ohne für Mitarbeiter spürbaren Mehraufwand zu erzeugen: eine wesentliche Voraussetzung für eine entwicklungsorientierte Organisation.

Impact: Messbare Effizienz und bessere Auslastung

Seit der Einführung von Aerion hat Verimi klare und messbare Verbesserungen erzielt. Projektmanager können Ressourcen nun eigenständig und in Echtzeit planen und müssen andere nur noch einbeziehen, wenn kritische Schwellenwerte erreicht werden. Im Vergleich zur früheren Lösung ergeben sich daraus Zeiteinsparungen von etwa 2,5 bis 4 Stunden pro Projektmanager und Woche.

Auch die Ressourcenauslastung hat sich deutlich verbessert: Verimi kann Übergänge nun proaktiv planen. Mitarbeiter werden schrittweise in neue Projekte eingeführt, teilweise mit nur wenigen Stunden pro Tag. Dieser Ansatz erhöht die Gesamtauslastung, verbessert die Projektrentabilität und sorgt für reibungslosere Übergaben innerhalb der Teams.

Die Transparenz hat sich sowohl auf operativer als auch auf Managementebene verbessert. Aerion ermöglicht schnelle Plan-Ist-Vergleiche ohne manuelle Datenaggregation. Das Management erhält unmittelbare Einblicke in die Projektleistung, während Teams von mehr Klarheit über Auslastung und Erwartungen profitieren. Diese Transparenz hat auch zu stärkerer Selbstreflexion innerhalb der Projekte geführt, sodass Abweichungen früher erkannt und gezielt sowie individuell adressiert werden können. Infolgedessen sind die indirekten Kosten über die Zeit gesunken.

„Allein bei der Projektplanung spart uns Aerion zwischen 2,5 und 4 Stunden pro Projektmanager und Woche."

Johannes Kirsch, Senior Finance Manager & Controller

Implementierung & Onboarding

Die technische Einrichtung von Aerion war innerhalb weniger Stunden abgeschlossen. Verimi startete zunächst mit einem Proof of Concept mit rund 15 Mitarbeitern. Aufgrund der unmittelbaren Vorteile und der hohen Akzeptanz ging dieser POC direkt in einen unternehmensweiten Rollout über.

Ein strukturierter Onboarding-Prozess spielte dabei eine entscheidende Rolle. Regelmäßige wöchentliche Check-in-Sessions ermöglichten neuen Nutzern, Fragen zu stellen und Best Practices kennenzulernen, während der direkte Zugang zum Aerion-Team schnelles Feedback und Unterstützung sicherstellte. Dieser Ansatz führte zu einem reibungslosen Übergang, einer starken organischen Lernkurve und einer raschen Akzeptanz im gesamten Unternehmen.