Wie Tallence mit Aerion die Projektsteuerung vereinfacht.

Ausgangslage: gewachsene Anforderungen an die Projektsteuerung

Tallence nutzte Microsoft Dynamics 365 Project Operations für Projektmanagement, Zeiterfassung und Ressourcenplanung. Über die Jahre hatte das Unternehmen die Lösung an seine Anforderungen angepasst. In dieser gewachsenen Konfiguration nahmen der Betreuungsaufwand zu und die Performance sowie die Akzeptanz bei den Anwenderinnen und Anwendern ab.

Für den Wechsel waren drei Kriterien ausschlaggebend: eine leistungsfähige Anwendung, eine einfache Bedienung und die Möglichkeit, KI über eine MCP-Schnittstelle in operative Abläufe einzubinden.

Der Showcase von Aerion überzeugte Tallence, den Wechsel umzusetzen.

Weniger Betreuungsaufwand, einfachere Zeiterfassung

Nach Angaben von Tallence entfallen durch den Wechsel rund 30 Stunden pro Monat, die zuvor bei zwei Verantwortlichen für die Betreuung der bisherigen Lösung anfielen. Dazu gehörten Abstimmungen mit dem Dienstleister und die Bearbeitung von Themen rund um Dynamics. Der bisherige wöchentliche Support-Call ist entfallen.

Auch die Zeiterfassung hat sich vereinfacht. Nach Einschätzung des Verantwortlichen erfolgt eine Zeitbuchung mindestens 50 Prozent schneller als zuvor. Im täglichen Betrieb beobachtet Tallence zudem, dass Mitarbeitende ihre Zeiten regelmäßiger erfassen.

Damit stehen aktuellere Informationen für die Projektsteuerung zur Verfügung.

Mehr Transparenz für Ressourcenplanung und Projektprofitabilität

Die Units Transformation und DO nutzen die Ressourcenplanung regelmäßig. Sie erhalten einen transparenten Überblick über geplante Personentage und die damit verbundenen erwarteten Projektumsätze.

Abwesenheiten werden über die Anbindung an HR-Works übernommen und stehen in Aerion zur Verfügung.

Auslastungsinformationen und fehlende Zeitbuchungen sind direkt im System sichtbar. Für diese Auswertungen benötigt Tallence keine zusätzlichen Power-BI-Berichte mehr. Die verfügbare Datenbasis unterstützt die Bewertung von Projektprofitabilität und die vorausschauende Steuerung der Projekte.

KI-Unterstützung über die MCP-Schnittstelle

HubSpot unterstützt bei Tallence den Vertrieb, Aerion die Projektabwicklung. Über die MCP-Schnittstelle können die zuständigen Administratoren zusätzlich mit Claude auf Aerion zugreifen und Aufgaben ausführen.

Ein Anwendungsfall ist die Erstellung von Zeitbuchungen. Claude kann diese auf unterschiedlichen Wegen unterstützen, beispielsweise auf Grundlage von Kalenderinformationen. Die Prüfung und Freigabe der Buchungen erfolgt weiterhin durch die Projektleitung oder den jeweiligen Unit Lead.

Aktuell nutzen zwei Administratoren diese KI-gestützten Möglichkeiten. Sie ergänzen damit die regulären Funktionen von Aerion und reduzieren manuelle Arbeitsschritte.

„Aerion ist für unsere Delivery-Steuerung ein Gamechanger. Wir haben weniger Betreuungsaufwand, mehr Transparenz in den Projekten und können über die MCP-Anbindung zusätzliche Arbeitsschritte mit KI vereinfachen.“

— Michael Gniffke, Delivery Director & CEO Tallence Services Polen

Einführung innerhalb von sechs Wochen

Innerhalb von sechs Wochen waren Einrichtung, Integrationen, Migration und der Rollout für alle vorgesehenen Nutzerinnen und Nutzer abgeschlossen.

Für die operative Nutzung waren keine formellen Schulungen erforderlich. Positives Feedback erhielt Tallence insbesondere zum Design, zur einfachen Bedienung und zur mobilen Nutzbarkeit. Aus Sicht der Administration eröffnete zudem die MCP-Anbindung neue Möglichkeiten.

Auch bei der Migration kam Claude zum Einsatz: Über die MCP-Schnittstelle unterstützte die KI die Anlage von Projekten und den Import historischer Zeiteinträge.

„Mich hat besonders gefreut, wie schnell die Mitarbeitenden mit Aerion zurechtgekommen sind. Die einfache Bedienung und die mobile Nutzbarkeit haben den Einstieg erleichtert.“

— Michael Gniffke, Delivery Director & CEO Tallence Services Polen