Wie tecRacer das Projektmanagement mit Aerion transformierte

Situation

Trotz ihrer starken Marktposition hatte tecRacer Schwierigkeiten mit unverbundenen Werkzeugen für Planung, Zeiterfassung und Abrechnung. Manuelle Umgehungslösungen in Excel verursachten einen hohen Wartungsaufwand, während die Abrechnung und interne Übergaben ineffizient und fehleranfällig waren. Mit Projekten, die sich über Vertrieb, Lieferung und Buchhaltung erstreckten, verlangsamte der fehlende Integrationsgrad die Prozesse und reduzierte die Transparenz über die Teams hinweg.

Herausforderung

Vor der Implementierung von Aerion nutzte tecRacer getrennte Systeme für Zeiterfassung und Abrechnung, was die Projektkontrolle weitgehend „blind“ machte. Laut Tillman Krauss, Teamleiter & Senior Berater, war es unmöglich zu überprüfen, ob die erfassten Stunden mit dem geplanten übereinstimmten. Excel wurde zur Standardlösung, erforderte jedoch ständige Aktualisierungen, führte zu Fehlern und frustrierte die Mitarbeiter.

Die Abrechnungsprozesse waren ebenso mühsam, da PDFs manuell über SharePoint exportiert und geteilt wurden, was zu endlosen Abstimmungen und Diskussionen führte. Die Ressourcenplanung fehlte an Tool-Unterstützung, was es schwierig machte, geplante vs. tatsächlich geleistete Stunden zu vergleichen, und strukturierte Prozesse konnten sich wiederholt nicht durchsetzen.

Integrationslücken verschärften das Problem. Wichtige Übergaben, wie beispielsweise von Vertrieb zu Lieferung, waren komplett manuell, wodurch wichtige Informationen – wie der Rechnungsstatus – oft fehlten. Kundenanfragen lösten eine Flut von E-Mails zwischen den Abteilungen aus und verbrauchten wertvolle Zeit.

Auswirkung

Seit der Einführung von Aerion hat tecRacer seine Arbeitsabläufe transformiert. Manuelle Excel-Anpassungen sind jetzt fast nicht mehr vorhanden, und die Automatisierung hat die Abläufe in Vertrieb, Lieferung und Buchhaltung gestrafft. Dies hat Kommunikationsaufwände reduziert, die Transparenz verbessert und das gesamte Unternehmen effizienter gemacht.

Die Ressourcenplanung, einst fragmentiert, bietet jetzt einen klaren Horizont von Wochen bis Monaten, der proaktive Personalentscheidungen und eine verlässlichere Cashflow-Prognose ermöglicht. Die finanzielle Kontrolle hat sich dramatisch verbessert, da das Echtzeit-Projekt-Tracking und KPIs Probleme wie Budgetüberschreitungen frühzeitig sichtbar machen, anstatt Monate später.

Auch die Abrechnung wurde revolutioniert: Heute werden 90–95 % der Rechnungen nahtlos im Vergleich zu zuvor keiner bearbeitet. Von der Planung bis zur Rechnungsstellung sind die Prozesse reibungslos, zuverlässig und weit weniger ressourcenintensiv. Wie Krauss anmerkt, ist Aerion kein statisches Tool, sondern eines, das sich mit den Bedürfnissen von tecRacer entwickelt – was intelligentere Entscheidungen im gesamten Unternehmen ermöglicht.

„Die Automatisierung von Aerion hat die Abläufe in Vertrieb, Lieferung und Buchhaltung gestrafft, Kommunikationsaufwände reduziert und die Effizienz erhöht.”

— Tillman Krauss, Teamleiter & Sr. Berater

Onboarding-Prozess

Die Migration zu Aerion verlief bemerkenswert reibungslos. Eine vollständige Testmigration, die fünf bis sechs Jahre an Tracking-Daten umfasste, überprüfte sowohl die Integrität als auch die Qualität, mit praktisch keinen Problemen während der Implementierung. Für Krauss, einen erfahrenen Migrationsprofi, übertraf der Prozess die Erwartungen: Eine nahtlose Umsetzung trotz hohem Datenvolumen.