Wie agradblue Klarheit in der Projektplanung gewann

Situation

agradblue ist ein Beratungsunternehmen für Nachhaltigkeit, das sich auf ESG-Dienstleistungen für den Immobiliensektor spezialisiert hat. Mit rund 100 Mitarbeitern an drei nationalen und internationalen Standorten verwaltet das Unternehmen Projekte, die von ein paar Wochen bis zu mehreren Jahren reichen. Während die meisten Projekte zum Festpreis abgewickelt werden, werden andere stundenweise abgerechnet oder sind an Leistungskennzahlen gebunden. Angesichts der Vielfalt in Umfang und Komplexität sind effiziente Planung und Echtzeitüberwachung entscheidend für den Erfolg.

Herausforderung

Vor der Implementierung von Aerion stand agradblue vor mehreren betrieblichen Herausforderungen. Die Ressourcenplanung war nicht transparent, wodurch eine Analyse der verfügbaren Mitarbeiter mit spezifischen Fähigkeiten zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht möglich war. Die Kapazitätsplanung war nicht detailliert genug, und es gab kein System, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter mit den Projektanforderungen abzugleichen, was die Zuweisung und Prognose erschwerte.

Projektmanager hatten auch wenig Einsicht in die Projektbudgets. Teammitglieder konnten nicht einfach sehen, wie viel von einem Festpreisbudget noch übrig war, was zusätzlichen Aufwand verursachte und die Entscheidungsfindung verzögerte. Die Abrechnung wurde manuell von einer Person mit Excel und Word durchgeführt, bevor die Daten in ein anderes System übertragen wurden - ein ineffizienter Prozess, der wertvolle Ressourcen verbrauchte.

„Wir wollten einen vollständig digitalen, integrierten Prozess, der auch die Projektmanager einbezieht.“

— Michael Schremmer, Head of Sustainability

Auswirkung

Mit Aerion hat agradblue eine detaillierte, kompetenzbasierte Ressourcenplanung erreicht. Mitarbeiter können nun mit Qualifikationen gekennzeichnet werden, wodurch sofort ersichtlich ist, welche Ressourcen verfügbar sind, wenn neue Projekte eintreffen. Diese Granularität ermöglicht intelligentere Zuweisungen und stellt sicher, dass die richtigen Personen den richtigen Projekten zugewiesen werden.

Die Budgetkontrolle wurde ebenfalls transformiert. Projektmanager können Budgets in Echtzeit verfolgen, schneller reagieren, wenn Risiken auftreten, und Mitarbeiter können ihre abrechenbaren Stunden leicht überwachen. Das System hat einen kulturellen Wandel bewirkt, indem es Leistungsziele mit genauer Zeiterfassung verknüpft und so sowohl die Motivation als auch die Transparenz verbessert.

„Aerion gibt uns die Werkzeuge, um besser zu planen, schneller zu reagieren und fundierte Entscheidungen zu treffen, die sowohl unserem Team als auch unseren Kunden zugutekommen.“

— Michael Schremmer, Head of Sustainability

Einführungsprozess

Der Übergang von agradblue zu Aerion verlief reibungslos, trotz eines straffen Zeitplans. Vom Entscheid bis zum Go-Live dauerte der Prozess - einschließlich der Datenmigration - nur zwei bis drei Monate. Der Proof of Concept begann im Oktober, und das Unternehmen ging am 1. Januar erfolgreich live. Schremmer hebt die Erfahrung hervor: „Viele bezweifelten, dass wir die Frist einhalten würden, aber mit nahtloser Einführung und hervorragender Unterstützung von Aerion haben wir es geschafft.“