Wie die Formatierung Echtzeit-Budgettransparenz ermöglicht hat
Kundenstory
format h ist eine Digitalagentur mit Sitz in Deutschland, die sich auf Websites, Portale, Intranets und Kundenplattformen spezialisiert hat. Mit über 90 Fachleuten kombiniert das Unternehmen Entwicklungs-, Design-, Marketing- und SEO-Expertise, um Projekte zu liefern, die von vierwöchigen Kampagnen bis hin zu sechsmonatigen Implementierungen reichen.
Situation
Mit zunehmender Komplexität der Projekte hatte format h mit fragmentierten Systemen und manuellen Umgehungslösungen zu kämpfen. Stunden wurden in Jira erfasst, mussten jedoch manuell mit Projekten verknüpft werden. Die Budgetkontrolle basierte auf mehreren sich gegenseitig ergänzenden Excel-Tabellen – was die Geschäftsführerin Jennifer Matern als „Excel aus Excel aus Excel“ bezeichnete. Kapazitätsplanung wurde ebenfalls in Excel durchgeführt, was ständige Aktualisierungen erforderte und die Transparenz der Mitarbeiterverfügbarkeit und Projektstunden einschränkte. Diese Ineffizienzen führten zu Verzögerungen, Fehlern und eingeschränkter Sichtbarkeit.
Herausforderung
Die wichtigsten Schmerzpunkte waren:
Keine Echtzeit-Budgetübersicht: Entscheidungen basierten auf veralteten oder unvollständigen Tabellen.
Manuelle Kapazitätsplanung: ständige Aktualisierungen in Excel machten die Ressourcenplanung unzuverlässig und intransparent.
Nicht verbundene Tools: Jira, Excel und andere Systeme erforderten fehleranfällige manuelle Übergaben.
Wie Jennifer erklärte, „war dieser Prozess nicht nur umständlich, sondern auch anfällig für Fehler und Verzögerungen.“
Auswirkungen
Die Implementierung von Aerion transformierte das Projektmanagement, die Ressourcenplanung und die Zeiterfassung bei format h. Durch die Konsolidierung von Arbeitsabläufen auf einer einzigen Plattform verschwanden manuelle Übergaben, und die Abrechnung beschleunigte sich monatlich um 2–3 Tage.
Projektmanager und Mitarbeiter sehen jetzt Echtzeitpläne, Zuweisungen und Urlaubsdaten direkt in Aerion – was eine bessere Ressourcenplanung und proaktive Entscheidungsfindung ermöglicht. Auch die Transparenz verbesserte sich dramatisch: Budgets, abrechenbare Stunden und Projekteinnahmen sind jederzeit für alle sichtbar. Wie Jennifer es ausdrückte, „einer der größten Vorteile ist die Reduzierung der an mich gerichteten Fragen. Jeder kann nun Echtzeitdaten sehen, ohne nachfragen oder klären zu müssen.“
„Der Wechsel zu Aerion war ein bedeutender Fortschritt für uns. Es hat alles zuverlässiger, zugänglicher und effizienter gemacht – und letztlich die Produktivität und den Erfolg gesteigert.“
— Jennifer Matern, Geschäftsführerin