M2 optimiert die Zeiterfassung und Abrechnung mit Aerion
Kundenstory
M2 ist ein in Berlin ansässiges IT- und Cloud-Beratungsunternehmen, das über die gesamte Datenwertschöpfungskette tätig ist. Da Projekte von kurzfristigen Einsätzen bis hin zu mehrjährigen Verträgen reichen, benötigte das Unternehmen eine robustere Lösung für das Ressourcenmanagement, die Projektüberwachung und die finanzielle Kontrolle.
Situation
Die bestehenden Werkzeuge von M2, Harvest & Harvest Forecast, konnten mit der zunehmenden Komplexität ihrer Arbeitslast nicht Schritt halten. Die Ressourcenverteilung war inkonsistent, die Budgetüberwachung anfällig für Überbuchungen, und die Zeiterfassung fehlte an Benutzerfreundlichkeit. Die Abrechnung über verschiedene Projektmodelle hinweg erforderte manuelle Anpassungen und häufige Korrekturen. Die Workflow-Automatisierung war minimal, sodass kritische Prozesse von E-Mails und manuellen Eingriffen abhängig waren.
Herausforderung
Das Unternehmen hatte Schwierigkeiten, Ressourcen konsistent über Abteilungen hinweg zu verfolgen, Abwesenheiten transparent zu verwalten und Budgets in Echtzeit zu überwachen. Ohne zuverlässige Warnmeldungen wurden Projekte oft überbucht, und ungenutzte Budgets blieben unbemerkt. Die Zeiterfassung war umständlich und entmutigte die Mitarbeiter, Daten exakt einzugeben. Die Abrechnung war langsam und fehleranfällig, komplexe Projektmodelle wurden manuell in Excel verwaltet. Das Automatisierungspotenzial blieb ungenutzt, da nur wenige Trigger an Projektstatusänderungen gebunden waren. Wie Stefan Grube, Lead PMO, erklärte: „Unser vorheriges System machte es schwierig, Ressourcen konsistent zu verfolgen und die Budgetüberwachung unzuverlässig.“
Auswirkungen
Der Wechsel zu Aerion verwandelte die Abläufe von M2. Das Ressourcenmanagement wurde transparent, mit automatisierter Nachverfolgung von Zuweisungen und Echtzeiteinblicken, die eine agile Entscheidungsfindung ermöglichen. Die finanzielle Kontrolle verbesserte sich erheblich, mit Dashboards, die Überbuchungen verhindern, Warnungen auslösen, wenn die Budgetgrenzen erreicht werden, und die Projektüberwachung erleichtern. Die Zeiterfassung wurde mit intuitiven Schnittstellen und Jira-Integration modernisiert, wodurch der Prozess schneller, genauer und für die Mitarbeiter motivierender wurde. Die Abrechnung ist jetzt zuverlässig und effizient, da Zeiteinträge als in Rechnung gestellt markiert werden können und externe Kosten wie Hosting-Gebühren direkt in Aerion verwaltet werden. Die Automatisierung erreichte ebenfalls ein neues Niveau: Integrationen mit Salesforce und sevdesk beseitigten manuelle Übergaben und rationalisierten Genehmigungen über Teams hinweg.
„Alles ist jetzt gestrafft, transparent und automatisiert, was unsere Prozesse schneller, genauer und viel einfacher zu handhaben macht.“
— Stefan Grube, Lead PMO