Wie Apollon die Zeiterfassung und Rechnungsstellung automatisiert hat
Kundenstory
apollon ist ein in Deutschland ansässiges IT- und Software-Beratungsunternehmen mit Büros in Pforzheim, Bielefeld und Hamburg. Mit einem Team von 85 Mitarbeitenden spezialisiert sich das Unternehmen auf die Bereitstellung professioneller Dienstleistungen und komplexer digitaler Projekte. Dabei kombiniert es technisches Fachwissen mit Branchen-Know-how, um Kunden in verschiedenen Sektoren zu unterstützen.
Situation
Die Organisation von Benjamins Professional Services ist so strukturiert, dass vier Teamleiter Zeitenlisten, Gehälter, Rentabilität und Personal verwalten. Eine Bewertung von Projekten war nur über Excel möglich, während die Zeiterfassung manuell mit einer Mischung aus Altsystemen, Toggl-Plan, PowerPoint und mehreren unterschiedlich strukturierten Tabellenkalkulationen durchgeführt wurde. Urlaubs- und Abwesenheitsplanung waren von der Projektplanung getrennt, was zu Ineffizienzen führte.
Herausforderung
Benjamin wünschte sich einen einheitlichen Prozessablauf und idealerweise ein Tool, das Projektauswertung, Zeiterfassung und Urlaubsplanung an einem Ort abdecken konnte. Die Integration mit der Abrechnung war ebenfalls entscheidend – insbesondere mit easybill und einer Datev-Schnittstelle – etwas, das andere Anbieter nicht bieten konnten. Ohne ein solches System blieb die Berichterstattung manuell, langsam und fehleranfällig, und die Teamleiter verbrachten Stunden pro Woche mit der Verwaltung von Zeitenlisten und dem Abgleich von Daten.
Wie Benjamin feststellte, „Wir hatten keinen Einblick in die Projektaktivitäten und den Status, ohne ständig nach Updates zu fragen und diejenigen zu unterbrechen, die die Arbeit verrichteten.“
Auswirkungen
Mit Aerion hat apollon seine Professional Services-Aktivitäten transformiert. Die Zeiterfassung ist jetzt automatisiert, mit direkter Integration in Jira, wodurch Teamleiter zwei bis vier Stunden pro Woche einsparen. Planung und Budgetbewertungen können in Echtzeit ohne manuelle Eingriffe nachverfolgt werden, was den Teamleitern die Möglichkeit gibt, KPIs wie monatliche Leistungen und Projektprofitabilität sofort zu überwachen.
Die Buchhaltungsabteilung profitiert nun von automatisierten Rechnungseingaben und der Erstellung von Rechnungen per Klick, die vollständig in easybill und Datev integriert sind. Dank enger Zusammenarbeit mit dem Aerion-Team war die Implementierung schnell und die Einführung reibungslos. Heute ist der Projektplanungsprozess von apollon vollständig automatisiert und liefert der gesamten Organisation bessere Transparenz, Effizienz und Sicherheit.
„Mit Aerion ist alles viel klarer und einfacher zu sehen.“
— Benjamin Steinbach, Director Professional Services