Wie BDA Transparenz in der schnelllebigen Projektarbeit gewann
Kundenstory
BDA Creative ist eine Full-Service-Kreativagentur, die mehrere Projekte parallel verwaltet und dabei häufig interne Teams mit Freelancern kombiniert. In einem schnelllebigen Umfeld operierend, benötigte das Unternehmen eine Möglichkeit, die Planung zu vereinfachen, Arbeitslasten zu verwalten und eine Echtzeitübersicht über die Auslastung der Teams zu behalten.
Situation
Im Projektgeschäft wird eine effiziente Ressourcenplanung schnell zu einer Herausforderung. Bei zahlreichen gleichzeitigen Projekten müssen Abteilungen die Anforderungen einzelner Projekte mit der Gesamtkapazität in Einklang bringen. Für BDA Creative treten komplexe Kundenanforderungen oft sehr kurzfristig auf, was es unerlässlich macht, sofort zu wissen, wo Ressourcen verfügbar sind. Zuvor wurden Mitarbeiter gelegentlich Projekten zugewiesen, selbst während sie im Urlaub oder auf Reisen waren, was den Mangel an verlässlichen Planungstools deutlich machte.
Herausforderung
Die Planung der Agentur basierte auf Gantt-Diagrammen, die zunehmend unflexibel und veraltet waren. Die Koordinierung von Freelancern neben dem internen Personal fügte zusätzliche Komplexität hinzu. Was BDA benötigte, war eine Lösung, die nicht nur die Auslastung in Echtzeit erfasst, sondern auch HR-Funktionen wie Abwesenheits- und Urlaubsmanagement umfasst. Kein anderes Tool, das sie evaluierten, bot diese Breite an Funktionen kombiniert mit einer starken Benutzerfreundlichkeit.
Wie Markus Eckl-Jordan, Director of Operations, erklärte: „Wir wollten eine Lösung, die uns zuverlässig zeigt, wo Ressourcen verfügbar sind – oder bald sein werden – damit wir mit Zuversicht planen können.“
Auswirkungen
Mit Aerion kann BDA Creative jetzt bis zu 30 parallele Projekte verwalten und behält dabei die Übersicht, wer beteiligt ist, wie lange und mit welcher Verfügbarkeit. Sowohl Mitarbeiter als auch Freelancer werden nahtlos integriert, was der Agentur einen Echtzeitüberblick über die Kapazität ihrer gesamten Belegschaft gibt.
Aerion hat die veraltete Gantt-Planung durch intuitive, flexible Werkzeuge ersetzt, die es Projektmanagern ermöglichen, mit Agilität auf kurzfristige Anfragen zu reagieren. Wie Markus sagt: „Für mich ist Aerion ein absolut harmonisches Tool, sowohl in Sachen Funktionalität als auch Benutzerfreundlichkeit. Eine echte Erleichterung für die tägliche Planung.“
Zu den Lieblingsfunktionen gehören die Stichwortsuche in der Kapazitätsplanung, mit der Markus Abteilungen oder Teams nach Themen in Sekundenschnelle filtern kann, sowie die Personen-Detailansicht mit integriertem Abwesenheitsmanagement, die ihm stets einen klaren Überblick über die zukünftige Ressourcenverfügbarkeit verschafft.
„Aerion ermöglicht Spontanität in ihrer besten Form – basierend auf soliden Daten. Wenn heute eine Anfrage kurzfristig kommt, kann ich morgen zusagen und mein Team bereits zusammengestellt haben.“
— Markus Eckl-Jordan, Director of Operations